segunda-feira, 3 de agosto de 2020

Como eu organizo a minha semana: 8 dicas práticas

Planner e computador são as ferramentas que uso para organizar a minha semana.
Planner e computador são meus aliados nesse processo de organização.

Mês passado eu estava conversando com uma amiga sobre organização, porque esse é um tema que eu não só gosto, mas também preciso. Se eu não estiver com a minha cabeça, com o meu espaço e com o meu tempo organizados, acabo não dando conta de fazer todos os projetos que eu tenho em mente. Agora que estou trabalhando em casa e que sou minha própria chefe, tem sido mais fácil de impor alguns limites e, sobretudo, de manter o meu ritmo. De qualquer forma, penso que as dicas que dei a ela podem ser úteis para quem tem essa dificuldade.

É importante lembrar também que o processo de organização não é uma tábula fixa que torna tudo chato e tedioso. Pelo o contrário, vejo o ser organizada como uma forma de não me sentir sobrecarregada com as tarefas e de balancear o meu tempo de trabalho e de descanso. Outro ponto importante é que não importa muito a ferramenta que você use (se eletrônica ou no papel), o que importa é ter a tranquilidade de ter as informações necessárias à mão.

8 dicas do que faço que podem facilitar o seu processo de organização

1. Escolher um dia e um momento para planejar

Eu planejo a minha semana sempre aos domingos. Separo uma ou duas horas da minha manhã ou da minha noite revisar e reorganizar o que é preciso.  Costumo fazer isso no meu planner físico, por dois motivos: primeiro porque nele eu tenho a visão semanal e segundo porque eu memorizo melhor quando anoto as coisas à mão. Se tiver algo que eu precise compartilhar com alguém (como uma reunião), coloco o compromisso na agenda do google, para que todos sejam notificados.

2. Agendar os eventos fixos

Começo anotando no planner todos os eventos fixos que eu tenha na semana. Chamo de eventos tudo aquilo que eu tenha um horário marcado para ser feito. Por eu estar mantendo a quarentena, todos os meus eventos ainda estão na modalidade remota (cursos, pilates, terapia), contudo, quando estamos no presencial, costumo reservar o tempo de deslocamento na agenda também. Como em São Paulo mesmo as menores distâncias são longe, é bom ter a agenda travada para se deslocar tanto na ida quanto na volta. 

Aproveito aqui e dou uma olhada no meu e-mail/WhatsApp para saber se não chegou nenhum comunicado alterando alguma data. Recomendo aqui ver também as agendas compartilhadas — no meu caso, além das minhas tarefas e eventos, eu tenho que ficar de olho na agenda do Projeto Escrita Criativa.

3. Verificar pendências da semana anterior

Depois de colocar os eventos, passo para as tarefas. Eu gosto de anotar as minhas tarefas no planner também, mas alguns especialistas em organização sugerem um lugar separado para isso (um caderno, um app de listas, um bullet journal etc.). Se você for seguir essas dicas que estou deixando aqui, sugiro que pondere se prefere separar eventos de tarefas ou não.

Costumo olhar na semana anterior se ficou alguma pendência ou se tem algum projeto em andamento que precisam de continuidade. Se tiver, costumo verificar se o prazo dessa tarefa/projeto é naquela semana ou não e quanto tempo eu tenho para entrega. Isso me ajuda a definir o grau de importância e de urgência.

4. Agendar eventos e tarefas sazonais

Depois eu verifico se não tem nenhum evento ou tarefa sazonal naquela semana ou nas seguintes que exijam algo. Nesta semana, por exemplo, eu tenho dois amigos fazendo aniversário e o dia dos pais. Essas comemorações exigem algumas ações (que eu faça uma ligação, mande uma mensagem, compre presente). Também olho se não tem nenhum prazo final para a semana vigente ou para a seguinte (como a entrega de um projeto literário ou alguma tarefa de estudo dos cursos que estou fazendo). Mais uma vez, isso me ajuda a definir o grau de urgência e importância do que deve ser feito.


5. Incluir o foco do mês

Estou tentando criar um hábito de criar o foco do mês, para trabalhar alguns pontos que penso serem importantes para mim. Defino esse foco durante o planejamento mensal. Então, o momento de planejamento semanal serve também de revisão para esse objeto. É quando eu verifico se estou mais perto ou mais longe de atingir o foco do meu mês. Eu consigo medir isso pelas tarefas que eu implemento na minha rotina. Por exemplo: se o foco do meu mês for finanças, eu posso ter na minha rotina semanal fazer o controle da conta bancária; se o foco for leitura, posso medir quantas páginas/capítulos/livros consegui ler; se for vida social, posso ter uma meta de entrar em contato com o amigo X etc. Ter qual é o foco claro ajuda a inserir essas atividades nos eventos/tarefas da semana.

6. Alternar tarefas e eventos ao longo do dia

Como o meu trabalho é essencialmente na frente do computador, eu passo muito tempo sentada. Por isso, eu tenho tentado criar uma rotina de alternar tarefas e eventos de modo que eu alterne também a minha mobilidade para não ficar o dia todo sentada e em frente a uma tela. Normalmente eu intercalo uma tarefa ou um evento com algo da casa ou uma atividade física. Na terça, por exemplo, minha lista de tarefas/eventos está mais ou menos assim:
  • Acordar / tomar café / coisas da casa (arrumar a cama, lavar a louça do café, limpar a caixa de areia, colocar comida para as gatas);
  • Reunião até o horário do almoço;
  • Almoço;
  • Duas hora de trabalho em um projeto;
  • Aula de Pilates;
  • Descanso/pôr do sol/banho;
  • Uma hora de trabalho;
  • Jantar;
  • Responder comentários do blog;
  • Momento livre;
  • Dormir.

Essa alternância me ajuda a manter o foco e a não ter as dores nas costas. Com a quarentena, essa questão do foco anda muito complexa para mim. Não sei como isso está aí, mas eu não consigo passar muito tempo em uma única tarefa que logo me percebo pensando em outras coisas. Além disso, fazendo assim, consigo fazer as tarefas da casa e das gatas também, porque posso alocá-las nesses espaços de tempo em que não quero estar sentada em frente à tela.

7. Reservar momentos definidos para e-mail, WhatsApp e redes sociais

Isso é algo que eu estou tentando implementar. Percebo que, quanto mais eu desabilito as notificações do WhatsApp e defino um horário para checar tanto as mensagens recebidas ali, quanto nas redes sociais, minha atividade rende. Não importa se eu estiver fazendo faxina. revisando um texto, meditando, lendo ou escrevendo o meu livro. 

Ter essa postura me fez perceber que, muitas vezes o que parecia urgente, nem era de fato. Isso também me fez notar o óbvio de que muitas vezes me esqueço: a tecnologia é que tem que trabalhar a meu favor, não eu que tenho que ser escrava dela.

8. Reservar tempo de folga entre uma atividade e outra

Eu sempre anoto antes das atividades o horário em que pretendo começar realizá-las e costumo deixar um intervalo de pelo menos uns 15 ou 20 minutos entre uma e outra (se você fizer o método pomodoro, já conhece essa dica). Esses minutos são a salvação para imprevistos que surgem ao longo do dia. Eles também são uma pausa estratégica para aquele café no meio da tarde, para ver uma notícia na TV, um vídeo no YouTube, um episódio de Friends, dar uma alongada. Enfim, ter um intervalo entre uma atividade e outra ajuda a manter um ritmo bom entre trabalho e descanso. Se for possível, recomendo.

Palavra final

Capa do meu planner 2020. F no centro com flores ao redor. Abaixo o meu nome e a citação do U2: "Free yourself to be yourself".
Meu planner 2020.


Mais uma vez: esse é o meu jeito de fazer. Não significa que ele é o melhor de todos. Organização passa muito pelo viés do autoconhecimento. Quanto mais você se conhecer, mais fácil vai ser saber o que funciona e o que não. 

Eu tenho seguido essa estratégia de organização desde que passei a trabalhar por conta própria, em junho. Pode ser que isso mude mais para frente, quando eu voltar a sair (pretendo trabalhar em espaços como as bibliotecas 💚). Todo o processo de organização exige revisão periódica de tempos em tempos; logo, se algo mudar, eu aviso vocês. 

Acho que é isso. Se ficou alguma dúvida, podem deixar nos comentário, que eu tento respondê-la. Aproveite e me contem como vocês organizam a semana! Vou adorar aprender com as dicas de vocês.

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20 comentários:

  1. Fê! Eu sempre tirava um tempinho para organizar a minha semana nos domingos. Porém, de um tempinho para cá, tenho feito isso nas segundas. É o que você falou: não tem problema alterar. O importante é ver o que funciona mesmo. E nossa tenho visto que o celular não colabora na minha produtividade e acho que seguir essa dica de reservar os momentos para checar as notificações vai ser bem útil. Enfim, adorei as dicas! E sabe o que tem me ajudado também? Os posts do Insta @habitosquemudam. Se não conhece ainda, acho que pode ser uma boa pedida. Ela usa muito esse método pomodoro! :)

    Ah!! Só uma observação: até hoje eu envio as perguntas para você! ♥

    Beijos, Carol
    www.pequenajornalista.com

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    1. Oi, Carol!
      Obrigada pela dica do podcast. Vou procurar, porque não conhecia.
      Quanto ao celular, você vai ver como funciona muito bem reservar um horário. :)
      A gente tem que normatizar esse lance de responder quando dá, não quando os outros querem.

      Um beijo :)

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  2. Eu amei esse post, já tem alguns métodos que quero adotar, o foco mensal é um deles, por exemplo.

    Beijos,
    Carol Justo | Pink is not Rose

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    1. Oi, Carol!
      Fico feliz por você ter gostado do post e dele lhe ser útil.
      Ter o foco do mês ajuda muito a não se perder no meio do caminho.

      Um beijo!

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  3. Ótimas dicas! Também organizo minhas semanas aos domingos, costumo fazer isso a noite, já que consigo visualizar tudo o que preciso fazer durante a semana e me organizar pra isso. Gostei também da ideia de ter um foco do mês, achei interessante e estou pensando em adotar pra mim, às vezes tenho alguns projetos ou pendências que precisam de mais dedicação, mas acabo deixando um pouco de lado por dividir muito tempo com as outras. Ótima ideia

    Beijos!
    Serenar

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    1. Oi, Mari!
      Então, o foco do mês ajuda muito a gente não perder de vista o que quer melhorar. É uma mão na roda ter isso visível!

      Um beijo :*

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  4. Oii Fê!

    Muito boas as dicas! Temos uma organização parecida, a começar pela divisão de tarefas por semana, verificar o que ficou da semana anterior, alternar diferentes tarefas...
    Como você disse, a organização é bem pessoal, mas dá para pegarmos uma fórmula que funcione e adaptar a nossa realidade 😊
    Boa semana, que seja bem organizada hehe
    Bjos

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    1. Oi, Rô!
      Acho que o importante é que as pessoas encontrem aquilo que funciona para elas. Ver as pendências ajuda muito!
      Uma boa semana para você tbm!
      :*

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  5. Adorei o post e as dicas, estava precisando muito mesmo porque eu invento de fazer mil coisas e fica dificil organizar apenas na cabeça hahaha vou por em prática!

    Beijos,
    www.tammycezaretti.com.br

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    1. Oi, Tammy!
      Espero que as dicas deem certo para você. Depois me conta como foi a experiência!

      Um beijo :*

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  6. OLá!
    Eu amo posts assim, eu me organizo com planner e um caderno, quase não coloco nada em computador porque acabo esquecendo de olhar, já o papel me ajuda demais pois, amo escrever e artigos de papelaria acabam me ajudando na organização.
    Amei saber como se organiza, esse mês de agosto eu mudei o meu planejamneto, esse ano devido a quarentena mudei diversas vezes e esse mês estou focando muito em atividades ao ar livre que no caso o ar livre é o quintal de casa já que não estou saindo de casa para absolutamente nada.

    Agora falando do seu blog é muito bem trabalhado e os planejamentos para posts aqui são excelentes.
    Parabéns.
    Beijocas.


    https://www.parafraseandocomvanessa.com.br/

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    1. Oi, Van!
      Começando pelo final, fico muito agradecida pelo seu feedback sobre as pautas do blog. Produzir conteúdo nessa quarentena cheia de altos e baixos, então passar por esse desafio de forma que agrade os leitores é muito gratificante.

      Sobre o post, concordo com vc sobre escrever à mão. Eu tbm amo papelarias e escrever no papel me ajuda a não esquecer o que tenho que fazer.

      Eu também estou em casa sem sair para nada (só vou ao correio postar livros para quem compra), então eu entendo o que você quer dizer.

      Um beijo :*

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  7. Adorei as dicas!!
    Eu até que me acho bem organizada de modo geral, porém nem tanto hahaha porque não sou dessas que separa um dia pra organizar a semana ou tem bullet journal sei lá...
    Mas achei bem bacana suas dicas :)

    https://www.heyimwiththeband.com.br/

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    1. Eu fico feliz que você tenha gostado das dicas! :)

      Um beijo!

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  8. Oi,Fernanda!Dicas valiosas as suas. Para os desorganizados principalmente. Adorei. Abraço!


    https://lucianootacianopensamentosolto.blogspot.com/

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  9. quantas dicas bacanas!!!

    sou virginiano daqueles doidos por organização. aos poucos, tento trazer a organização pra todo canto que vou. casa, trabalho... uma vida organizada facilita demais na conquista de objetivos, sonhos e afins.

    as suas dicas são maravilhosas e já aplico muitas delas no meia dia a dia, principalmente a de trabalhar com planner e agendas onlines. o bullet journal eu uso mais como diário mesmo, pra exercer a criatividade. :D

    pra quem gosta de listas de afazeres, recomendo super o site/app "TODOIST". é perfeito pra organizar projetos. <3

    bj!
    Não me venha com desculpas - Adriel Christian

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    1. Virginianos rock! uahsuahsua
      Já ouvi muito sobre o todoist no canal do vida organizada, mas ainda não testei.
      Vou ver depois! Obrigada pela dica! :)

      Um beijo

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  10. Excelentes dicas, Fê! Eu também utilizo o planner físico e os digitais... Eles me ajudam bastante!

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